وظایف و مسئولیت ها:
- دریافت، ثبت، شمارهگذاری و طبقهبندی کلیه نامههای وارده به سازمان
- تحویل مکاتبات وارده به مدیران یا واحدهای ذیربط پس از ثبت در دفتر اندیکاتور
- کنترل و ارسال نامهها و مکاتبات صادره پس از امضای مقامات مسئول
- پیگیری دریافت پاسخ مکاتبات مهم و یادآوری به واحدهای مرتبط در صورت تأخیر
- نگهداری نسخههای اصلی نامههای صادره بهصورت منظم و قابل دسترسی سریع
- تنظیم پیشنویس مکاتبات اداری و رسمی برای معاونین / رئیس مرکز
- ثبت و پیگیری مکاتبات در سامانههای اتوماسیون اداری
- نظارت بر صحت و بهروزرسانی اطلاعات در نرمافزارهای مکاتبات و بایگانی دیجیتال
- ثبت و نگهداری اسناد و نامههای محرمانه و طبقهبندیشده طبق ضوابط حفاظت اطلاعات
- رعایت اصول امنیت فیزیکی و اطلاعاتی در بایگانی و تحویلگیری اسناد
- ثبت دقیق ورود و خروج اسناد طبقهبندیشده در دفاتر مخصوص
- تنظیم و بایگانی اسناد و سوابق
- ارائه آمار عملکرد دبیرخانه به معاون اجرایی
- شناسایی نقاط ضعف در روند مکاتبات و ارائه پیشنهاد برای بهبود فرآیندها
- همکاری با روابط عمومی در اطلاعرسانی رسمی سازمانی
- هماهنگی با واحد حراست برای کنترل ورود و خروج مستندات
- اجرای سایر امور محوله از سوی مدیریت / معاونین مرکز در چارچوب وظایف اداری
- آشنایی به نرم افزارهای تایپ و مکاتبات و نرم افزارهای اداری ، تایپ نامه ها
- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنان به واحدهای مربوط و تکریم ارباب رجوع
- دریافت و ارسال فاکس ها
